La conformità al RGPD non è facoltativa per i siti e-commerce nel 2026: è un obbligo di legge con sanzioni fino a 20 milioni di euro o il 4% del fatturato annuo mondiale (articolo 83 del RGPD). Tuttavia, una parte significativa dei negozi online italiani non è ancora pienamente conforme. La buona notizia è che, con un approccio strutturato, la conformità è perfettamente raggiungibile, anche per le piccole imprese. Questa guida vi propone un piano d’azione concreto in 10 passaggi.
Perché un piano d’azione strutturato è indispensabile
La conformità al RGPD va ben oltre la pubblicazione di un’informativa sulla privacy sul proprio sito web. Richiede un approccio globale che copre la raccolta dei dati, la loro conservazione, la sicurezza, i diritti degli utenti e i rapporti con i responsabili del trattamento. Senza un piano, le aziende affrontano questi temi in modo frammentario, lasciando lacune che possono rivelarsi costose durante un’ispezione del Garante della Privacy.
Un piano strutturato vi permette di dare priorità alle azioni, documentare il vostro percorso (il che costituisce di per sé una prova di buona fede) e non dimenticare nulla. Trasforma un obbligo percepito come complesso in una serie di compiti concreti e realizzabili.
I 10 passaggi per la conformità
Passaggio 1: Mappare i trattamenti di dati
Il primo passaggio consiste nel realizzare un inventario esaustivo di tutti i dati personali raccolti. Per un sito e-commerce, questo include generalmente: dati degli ordini (nome, indirizzo, email, telefono), dati di pagamento (gestiti dal vostro fornitore di servizi di pagamento), dati di navigazione (cookie, indirizzi IP), dati degli account cliente e dati di marketing (newsletter, cronologia degli acquisti).
Per ogni trattamento, identificate: quali dati vengono raccolti, da chi, per quale finalità, per quanto tempo vengono conservati e chi vi ha accesso. Questa mappatura costituisce il fondamento dell’intera strategia di conformità.
Passaggio 2: Identificare la base giuridica di ogni trattamento
Il RGPD, integrato in Italia dal Codice Privacy (D.Lgs. 196/2003, aggiornato dal D.Lgs. 101/2018), richiede che ogni trattamento di dati si basi su una base giuridica valida (articolo 6). Le più comuni nell’e-commerce sono:
- Il contratto: per i dati necessari all’esecuzione di un ordine (nome, indirizzo di consegna, email di conferma).
- Il consenso: per i cookie non essenziali, la newsletter, il marketing via email.
- L’interesse legittimo: per la prevenzione delle frodi, le statistiche anonimizzate.
- L’obbligo legale: per la conservazione delle fatture (obblighi fiscali).
Ogni trattamento deve essere collegato a una base giuridica precisa. Il consenso, quando utilizzato, deve essere libero, specifico, informato e inequivocabile.
Passaggio 3: Redigere o aggiornare la vostra informativa sulla privacy
L’informativa sulla privacy è il documento centrale della vostra conformità al RGPD. Gli articoli 13 e 14 del RGPD elencano le informazioni obbligatorie: identità del titolare del trattamento, finalità e basi giuridiche, destinatari dei dati, periodi di conservazione, diritti degli interessati e dati di contatto del DPO, se applicabile.
Questo documento deve essere redatto in un linguaggio chiaro e accessibile. Evitate il gergo giuridico inutile. Per una guida completa su questo argomento, consultate il nostro articolo sulla politica privacy obbligatoria e le sue sanzioni.
Passaggio 4: Implementare una politica dei cookie conforme
Secondo le linee guida del Garante della Privacy e il provvedimento sui cookie del 2021, il banner dei cookie è un elemento imprescindibile. Il vostro sito deve informare l’utente sui cookie utilizzati, ottenere il suo consenso prima di installare cookie non essenziali, e permettergli di rifiutarli con la stessa facilità con cui li accetta.
In pratica, il vostro banner deve offrire pulsanti “Accetta” e “Rifiuta” delle stesse dimensioni e visibilità. I cookie analitici e pubblicitari non devono essere installati prima del consenso. Trovate tutte le regole nella nostra guida sulla politica dei cookie e le sanzioni.
Passaggio 5: Creare le condizioni d’uso e le condizioni di vendita
Le Condizioni d’Uso e le Condizioni di Vendita sono documenti contrattuali essenziali per qualsiasi sito e-commerce. Le Condizioni d’Uso regolano l’utilizzo del vostro sito, mentre le Condizioni di Vendita disciplinano il rapporto commerciale con i vostri clienti (prezzi, consegna, recesso, garanzie).
Questi documenti devono essere coerenti con la vostra informativa sulla privacy e la vostra politica dei cookie. Per un panorama completo, consultate la nostra guida sui 4 documenti obbligatori per ogni sito e-commerce, ed evitate le trappole più comuni con il nostro articolo sugli errori nelle condizioni di vendita.
Passaggio 6: Istituire un registro delle attività di trattamento
L’articolo 30 del RGPD impone la tenuta di un registro delle attività di trattamento. Questo registro documenta tutti i vostri trattamenti di dati: finalità, categorie di dati e di interessati, destinatari, trasferimenti extra-UE, periodi di conservazione e misure di sicurezza.
Questo registro non deve essere necessariamente complesso. Un foglio di calcolo ben strutturato può essere sufficiente per una PMI. Il Garante della Privacy mette a disposizione modelli gratuiti sul proprio sito web. L’essenziale è che sia mantenuto aggiornato e disponibile in caso di ispezione.
Passaggio 7: Proteggere i dati personali
L’articolo 32 del RGPD richiede misure tecniche e organizzative adeguate per garantire la sicurezza dei dati. Per un sito e-commerce, questo significa come minimo:
- Crittografia HTTPS su tutto il sito (non solo sulle pagine di pagamento).
- Password robuste per gli account amministratore e cliente.
- Aggiornamenti regolari del vostro CMS, plugin e dipendenze.
- Backup crittografati con un piano di ripristino testato.
- Controllo degli accessi limitato alle sole persone che ne hanno effettivamente bisogno.
Documentate le vostre misure di sicurezza: questa documentazione sarà preziosa in caso di ispezione o incidente.
Passaggio 8: Garantire i diritti degli interessati
Il RGPD e il Codice Privacy conferiscono alle persone diversi diritti sui propri dati (articoli 15-22 del RGPD): diritto di accesso, rettifica, cancellazione, portabilità, opposizione e limitazione del trattamento. Il vostro sito deve offrire mezzi semplici per esercitare questi diritti.
In pratica, predisponete un indirizzo email dedicato (ad esempio dpo@vostrosito.it) o un modulo di contatto specifico. Avete un mese per rispondere a qualsiasi richiesta. Formate il vostro team sulla gestione di queste richieste e documentate ogni risposta.
Passaggio 9: Disciplinare i trasferimenti di dati extra-UE
Se utilizzate servizi ospitati al di fuori dell’Unione Europea (cloud hosting, strumenti di analisi, servizi di emailing), dovete disciplinare questi trasferimenti conformemente al capo V del RGPD. Il Quadro UE-USA per la protezione dei dati facilita i trasferimenti verso le aziende statunitensi certificate, ma dovete verificare lo stato di certificazione di ciascun fornitore.
Identificate tutti i vostri responsabili del trattamento e la loro ubicazione. Per ogni trasferimento extra-UE, verificate l’esistenza di una decisione di adeguatezza, clausole contrattuali tipo o altro meccanismo di trasferimento valido. Documentate queste verifiche nel vostro registro delle attività di trattamento.
Passaggio 10: Istituire una procedura di notifica delle violazioni
L’articolo 33 del RGPD impone di notificare qualsiasi violazione dei dati al Garante della Privacy entro 72 ore dalla scoperta. Se la violazione comporta un rischio elevato per gli interessati, anche questi devono essere informati (articolo 34).
Preparate una procedura interna: chi deve essere avvisato per primo, come valutare la gravità dell’incidente, quale modulo utilizzare per la notifica al Garante, e come informare gli interessati. Non disporre di una procedura è di per sé una violazione che il Garante può sanzionare.
Come accelerare la vostra conformità
Di fronte a questi 10 passaggi, avete diverse opzioni a disposizione:
Rivolgersi a un avvocato specializzato (500-2.000 €): massima personalizzazione e consulenza strategica, ma costi elevati e tempistiche di diverse settimane. Adatto ad aziende con trattamenti di dati complessi o sensibili.
Fare da soli con modelli gratuiti (0 €): esistono numerosi modelli online, ma sono spesso obsoleti e generici, richiedendo diverse ore di adattamento. Il rischio di non conformità resta elevato senza competenze giuridiche.
Utilizzare un’IA generica (0 € + 150-300 € per la revisione): strumenti come ChatGPT possono produrre bozze, ma ogni documento deve essere generato separatamente, causando incoerenze. La revisione da parte di un professionista è indispensabile.
Utilizzare un’IA giuridica specializzata (14,90-19,90 €): soluzioni come WebLegal.ai generano tutti i vostri documenti legali in meno di 10 minuti, con coerenza garantita tra informativa sulla privacy, cookie, condizioni d’uso e condizioni di vendita. Questa opzione copre i passaggi 3-5 di questo piano d’azione ed è adatta al 95% dei siti e-commerce.
Conclusione
La conformità al RGPD del vostro sito e-commerce non è un progetto una tantum, ma un processo continuo. Questo piano in 10 passaggi vi fornisce un quadro chiaro per procedere metodicamente, partendo dall’audit dei vostri trattamenti fino alla preparazione per gli incidenti. Ogni passaggio completato riduce il vostro rischio giuridico e rafforza la fiducia dei vostri clienti. Nel 2026, la conformità non è più un vantaggio competitivo — è un prerequisito. Non aspettate un’ispezione del Garante della Privacy per agire.